Yksinkertaista maksusitoumusten hallintaa
Keravan seurakunta ensimmäisten joukossa digitalisoimassa paperiset maksusitoumukset
Keravan seurakunnan diakoniatyö tarjoaa hengellistä ja henkistä tukea sekä pienimuotoista taloudellista apua erilaisissa elämän kriisitilanteissa. Tärkeimpänä tehtävänä Keravan diakoniatyössä on tukea apua tarvitsevia. S-Ostokortti on Keravan seurakunnassa käytössä yhtenä taloudellisen avustamisen muodoista. Sen avulla seurakunta on löytänyt uutta sujuvuutta taloudelliseen avustamiseen osana diakoniatyötä. Mirva Nyman, johtava diakoniatyöntekijä, Keravan seurakunnasta kertoo jutussa heidän kokemuksistaan.
Yksinkertaista maksusitoumusten hallintaa
S-Ostokorttien tilaaminen ja käyttöönotto on maksutonta. Kortit tilataan nollasaldoisina yrityksen varastoon. Maksusitoumukset aktivoidaan S-Ostokorteille S-Business Manager -palvelussa. Laskuilla on vaan tehtyjä ostoja, jolloin avustukseen käytetyt summat maksetaan toteutuneiden ostojen mukaan.
”Tilaajan näkökulmasta tämä on todella hyvä järjestely. Perinteisiä lahjakortteja tilatessa maksamme tilatut kortit siinä hetkessä. Nyt voimme tilata tyhjiä S-Ostokortteja varastoon vaikka 50, lataamme niille osto-oikeutta sitä mukaan, kun tarvitaan”, Mirva kertoo.
Diakoniatyössä vastaan tulee välillä tilanteita, kun paperinen maksusitoumus on kadonnut tai asiakas haluaa tarkistaa, kuinka paljon käytettävää avustusta on jäljellä. Näiden tilanteiden selvittämiseen ei ole ollut helppoa ratkaisua. S-Ostokorttien ja Manager-palvelun myötä tilanne on muuttunut radikaalisti.
"Näemme Managerista minkä verran S-Ostokortilla on tehty ostoja, mitä ostoja on tehty ja voimme myös tarvittaessa sulkea kortin. Kaiken tämän teemme oman koneen äärestä, eikä tarvitse olla yhteydessä mihinkään asiakaspalveluun. Paperisten maksusitoumusten kanssahan näissä tilanteissa ei ole juuri voinut tehdä mitään", kertoo Mirva S-Ostokortin ja Manager-palvelun hyödyistä.
”Lisäksi on hienoa, että S-Ostokortin voi sulkea, mikäli asiakas ilmoittaa, että kortti on kadonnut. Tämänkin hoidamme siltä istumalta itse Manager-palvelussa ja samalla voimme tarvittaessa aktivoida uuden kortin kadonneen tilalle”, hän jatkaa.
Inhimillinen asiakaskokemus
Avustuksessa käytettävä S-Ostokortti on turvallinen, helppo ja joustava. Kortin avulla diakoniatyön asiakkaat voivat tehdä ostoja elintarvikkeiden tai muiden tarpeiden suhteen ilman leimautumisen vaaraa, sillä kortilla maksetaan kuin millä tahansa muulla maksukortilla. Aiemmin on ollut kassahenkilön vastuulla, että hän tulkitsee paperille kirjattuja ostorajauksia oikein, nyt S-Ostokortin myötä kassajärjestelmä tunnistaa sallitut tuotteet.
”Jos ajatellaan isoa marketia, jossa on paljon henkilökuntaa. Asiakkaan kannalta tilanne on ikävä, kun kassalla on jouduttu selvittämään, kuinka maksusitoumus kirjataan tai mitkä tuotteet ovat sallittuja”, Mirva pohtii.
”Tämä johtaa helposti asiakkaan leimautumiseen. Emmekä halua, että asiakkaamme tulee leimatuksi ostotilanteessa millään tavalla”, hän jatkaa.
S-Ostokortissa asiakas tunnistetaan siinä vaiheessa, kun maksusitoumus kortille aktivoidaan. Tämäkin vahvistaa sitä, että ostokset voi tehdä kassalla, kuten kuka tahansa muu asiakas.
”Kaikilla diakoniatyössä kohtaamillamme asiakkailla ei ole voimassa olevaa henkilöllisyystodistusta, jolloin ostoja ei ole saanut tehtyä”, Mirva sanoo.
Lisäksi joustavuutta asiakkaalle tuo se, ettei maksusitoumusta ole enää pakko käyttää kerralla loppuun. Aiemmin Keravan seurakunnassa on annettu esimerkiksi kolme pienempää maksusitoumusta, joilla asiakas on voinut käydä ostamassa tuoretuotteita. Nyt asiakas voi käyttää S-Ostokortilla olevaa osto-oikeutta itselleen sopivalla tavalla.
Laskujen käsittely on nyt tehokkaampaa
S-Ostokorttien käyttöönotto tuo helpotusta myös laskujen käsittelyyn. Laskutunnisteen avulla laskut voidaan kohdistaa oikein, ja maksusitoumus voidaan helposti yhdistää laskuun, mikä tehostaa tapahtumien täsmäytystä. Koontilasku kokoaa kaikki maksusitoumukset yhdelle laskulle, mikä nopeuttaa laskujen käsittelyä. Paperiton verkkolasku puolestaan takaa, että kaikki tiedot liikkuvat digitaalisesti ja ovat helposti käytettävissä, mukaan lukien laskun katseltava versio ja kuittien rividata.
"Paperisessa versiossa odotimme ostotositetta, jonka tarkistin ja sen jälkeen vasta tuli lasku. Nämä veivät aikaa ja sai olla tarkkana. Nyt laskut tulevat nopeammin, ne ovat selkeitä ja minun on ne helpompi tarkistaa”, Mirva kuvaa prosessien eroja.
Laskunkäsittelyssä säästyy paitsi aikaa myös virheet ja epäselvyydet ovat vähentyneet, sillä useampi välivaihe jää kokonaan pois ja tarkistettavat materiaalit ovat digitaalisessa muodossa.
